Wat is ERP en heeft uw KMO het nodig?

ERP in één zin

ERP staat voor Enterprise Resource Planning: software die de kernprocessen van een bedrijf in één systeem samenbrengt. Offertes, bestellingen, stock, planning, facturatie en rapportering gebruiken dezelfde gegevens, zodat niemand nog dezelfde informatie in drie verschillende programma’s moet ingeven.

Het grote voordeel zit in die ene centrale database. Een klant wordt één keer aangemaakt, een artikel heeft één prijs, en wat op de werf verbruikt wordt, is meteen zichtbaar in de stock en op de factuur. Managers zien op elk moment hoe het bedrijf draait en beslissen op basis van actuele cijfers, niet op onderbuikgevoel.

Wat doet een ERP-systeem concreet?

Een ERP bestaat meestal uit modules die op elkaar aansluiten. De bekendste zijn:

• Verkoop: klantenbeheer, offertes, orderbevestigingen en facturen.
• Aankoop en stock: bestellingen bij leveranciers, voorraadniveaus en materiaal per project.
• Planning: wie werkt waar, met welke machines en welk materiaal.
• Financieel: openstaande facturen, betalingen, rappels en de koppeling met de boekhouding.
• Rapportering: omzet, marge en nacalculatie per klant, project of medewerker.

Grote bedrijven gebruiken daarnaast modules voor productie, HR en meerdere vestigingen. Een KMO heeft die vaak niet nodig.

Een voorbeeld uit de bouw

Neem een aannemer met acht mensen op de werf. Zonder geïntegreerd systeem maakt de zaakvoerder de offerte in Word, noteren de arbeiders hun uren op papier, houdt iemand op kantoor het materiaal bij in Excel en wordt de factuur aan het einde van de maand opnieuw opgebouwd uit al die bronnen. Elke stap is een kans op een vergeten uur of een niet aangerekende levering.

Met een ERP-aanpak wordt de goedgekeurde offerte de basis van de werf. Uren en materiaal komen digitaal binnen, bijvoorbeeld via urenregistratie met TimeApp, en de factuur vertrekt van wat er effectief gepresteerd is. De zaakvoerder ziet per werf of het budget gehaald wordt, terwijl de werf nog loopt.

Wat kost een ERP?

Een eerlijk antwoord: dat hangt sterk af van het pakket en van wat u nodig heeft. De kost bestaat meestal uit vier delen:

• Licenties of abonnement, vaak per gebruiker en per maand.
• Implementatie: het inrichten van het pakket, het overzetten van klanten en artikels en het instellen van uw documenten.
• Opleiding van uw medewerkers, op kantoor én op de werf.
• Aanpassingen wanneer het standaardpakket niet doet wat u nodig heeft. Bij grote ERP-pakketten is dat vaak de duurste post.

Vraag bij elke offerte dus niet alleen de licentieprijs, maar ook wat de opstart, de opleiding en de eerste aanpassingen kosten.

Groot ERP-pakket of een lichter systeem op maat?

Een standaard-ERP is sterk als uw processen lijken op die van duizenden andere bedrijven en u bereid bent uw werking aan te passen aan het pakket. Voor veel KMO’s in bouw en groen is dat niet zo: ze werken per werf, met eigen prijsopbouw, onderaannemers en seizoenen. Dan betaalt u voor modules die u niet gebruikt en mist u net de functies die voor u het verschil maken.

Akoni verkoopt geen kant-en-klaar ERP van de plank. Wij bouwen software op maat met de kern van ERP, geïntegreerde processen, maar alleen de onderdelen die u effectief gebruikt. Onze procesanalyse brengt eerst in kaart hoe u vandaag werkt. Heeft u al een pakket dat goed werkt, dan bouwen we een koppeling in plaats van alles te vervangen. Lees ook hoe u bedrijfsprocessen automatiseert of wat een WMS voor uw magazijn doet.

Veelgestelde vragen over ERP

Vraag advies over ERP op maat